انتخاب بین ثبت کسب و کار به صورت فدرال و استانی 
 
هنگامی که تصمیم به ثبت کسب و کار خود گرفتید، تصمیم مهم بعدی این است که تصمیم بگیرید که آیا طبق قانون شرکت های تجاری کانادا (CBCA)، که قوانین و مقررات حاکم بر شرکت های فدرال را تعیین می کند اقدام به ثبت نام کنید یا اینکه مطابق با چارچوب های قانونی استانی مربوطه اقدام‌ کنید؟ 
هر استان چارچوب قانونی خود را دارد که بر شرکت‌های یک استان خاص حاکم است، به عنوان‌ مثال در استان انتاریو، قانون شرکت‌های تجاری انتاریو (OBCA) برای الگوبرداری از قانون فدرال تصویب شد. به بیان ساده، قوانین فدرال و استانی اصول و مقرراتی را ارائه می‌کند که شرکت‌ها باید مواردی از جمله الزامات شرکت، قوانین شرکتی و تعامل با سهامداران را رعایت کنند. 
 
انتخاب اساسنامه مناسب برای ثبت آن کار ساده ای نیست، و چندین فاکتور مهم و همچنین مزایا و معایب وجود دارد که باید هنگام بررسی این تصمیم در نظر گرفته شود، از جمله نام کسب و کار، ماهیت اقدامات و برنامه های آینده شرکت شما و هزینه های راه اندازی مربوطه.
ثبت کسب و کار شما از طریق اساسنامه فدرال به شرکت شما این امکان را می دهد تا با همان نام تجاری در سراسر کانادا فعالیت و تجارت کند. این می‌تواند گزینه خوبی برای کسانی باشد که می‌خواهند آزادانه تجارت کنند و تجارت خود را در سراسر کانادا انجام دهند، زیرا فعالیت‌های سازمان را محدود نمی‌کند و امکان گسترش تجارت را در سراسر کشور در آینده فراهم می‌کند. ثبت کسب و کار طبق اساسنامه فدرال همچنین می تواند اعتبار بیشتری را هنگام تلاش برای رقابت در یک بازار بین المللی ایجاد کند. یک شرکت فدرال همچنین امکان تغییر پذیری در صورت تغییر در محل دفتر مرکزی ثبت شده شرکت را فراهم می کند. 
مزیت فوق برای شرکت هایی که تحت قوانین استانی هستند اعمال نمی شود، به خصوص اگر کسب و کار شما کاملاً محلی است و صرفاً در یک استان خاص فعالیت می کنید. در صورتی که طبق اساسنامه استانی ثبت نام کنید، شرکت شما فقط مجاز به فعالیت در همان حوزه قضایی استانی است که ثبت شرکت در آن انجام شده است. 
علاوه بر این، یک شرکت استانی در خارج از استانی که ثبت شده است، حفاظت از نام نخواهد داشت. شرکت‌ها حقوق نام‌گذاری را در حوزه قضایی خاص ثبت نام، چه در یک استان یا در کانادا به صورت فدرال، دریافت می‌کنند. این ممکن است به ویژه در شرایط توسعه برنامه ریزی شده و تجارت سراسری مهم باشد. 
طبق مقررات CBCA، حداقل 25 درصد از مدیران یک شرکت فدرال باید مقیم کانادا باشند. با این حال، در سال 2020 انتاریو الزامات اقامت مدیر را بر اساس OBCA حذف کرد، به این معنی که شرکت های انتاریو دیگر ملزم به برآورده کردن شرایط اقامت مدیر نیستند.
لایحه 213 در اکتبر 2020 برای ساده کردن فرآیند ثبت کسب و کار در انتاریو، به ویژه با توجه به مالکیت خارجی در شرکت ها، ارائه شد. 
علاوه بر حذف الزامات مدیران مقیم کانادا که در متن بالا مورد بحث قرار گرفت، انتاریو نیز الزامات مصوبات کتبی برای نیاز به تایید صد درصد را حذف کرده است. با تغییرات فعلی، مصوبات کتبی را میتوان با همان میزان تایید بدون نیاز به جلسه سهامداران اجرا کرد. 
این کارآیی بیشتری را برای شرکت‌ها به ارمغان می‌آورد و اجازه می‌دهد تا تجارت با توجه به مصوبات راحت‌تر انجام شود. 
 
چیزی که در مورد ثبت کسب و کار به صورت فدرال باید به آن توجه کرد، هزینه بالای آن است زیرا شامل کاغذ بازی و هزینه های بیشتری است. در انتاریو هیچ هزینه ای برای ثبت نام خارج از استان وجود ندارد درصورتی که قبلاً به صورت فدرال ثبت نام کرده باشید یا اینکه اکنون در حال ثبت نام به صورت خارج از استان هستید.
 
 
مراحل ثبت نام به صورت فدرال 
 
در متن زیر یک فرآیند ساده شده برای ثبت نام فدرال طبق CBCA در کانادا شرح داده شده است.‌ 
  1. شما باید شرکت خود را نام گذاری کرده یا اینکه با شماره شرکتی کار کنید. اگر تصمیم به انتخاب نام دارید، باید فرم گزارش جستجوی NUANS و رزرو نام را تکمیل کنید. اگر نام شرکت پیشنهادی قابل قبول و در دسترس باشد، این رزرو نام تجاری پیشنهادی را به مدت نود روز نگه می‌دارد، تا زمانی که فرآیند ثبت نام تکمیل شود.
  2. بند های اساسنامه خود که ساختار شرکت شما را تشکیل میدهد تعیین کنید. این مرحله مستلزم تصمیم گیری در رابطه با نوع و حداکثر تعداد سهامی است که شرکت مجاز به ایجاد آن است، و همچنین محدودیت در نقل و انتقال سهام، حداقل و حداکثر تعداد مدیران، و هرگونه محدودیت در تجارتی که شرکت ممکن است انجام دهد. 
  3. تکمیل و بایگانی فرم 2  جهت ارائه اطلاعات مربوط به آدرس اداره ثبت اولیه و هیئت مدیران‌. 
  4. تنظیم دفتر صورتجلسات شرکت شامل تهیه آیین نامه ها، مصوبات و همچنین صدور گواهی سهام قابل اجرا.
 
مراحل ثبت نام استانی در انتاریو 
 
در متن زیر یک فرآیند ساده برای ثبت استانی یک شرکت طبق OBCA در انتاریو شرح داده شده است. 
  1. شما باید یک نام برای شرکت خود انتخاب کنید، یا طبق یک شماره شرکتی کار کنید. اگر تصمیم دارید نامی را برای شرکت انتخاب کنید، باید فرم گزارش جستجوی NUANS و رزرو نام یکطرفه انتاریو را تکمیل کنید. اگر نام شرکت پیشنهادی قابل قبول و در دسترس باشد، این رزرو نام تجاری پیشنهادی را به مدت نود روز نگه می‌دارد، تا زمانی که فرآیند ثبت نام تکمیل شود. 
  2. بندهای اساسنامه خود که ساختار شرکت شما را تشکیل میدهد تعیین کنید.‌ این مرحله مستلزم اتخاذ تصمیماتی در رابطه با آدرس دفتر ثبت اسناد شرکت، حداقل و حداکثر تعداد مدیران، ذکر اولین مدیران شرکت، محدودیت‌ها (در صورت وجود) در تجارتی که شرکت ممکن است انجام دهد یا محدویت ها در مورد اختیاراتی که‌ شرکت اعمال میکند و همچنین تصمیمات در خصوص نوع و حداکثر تعداد سهامی که شرکت مجاز به ایجاد آن است و حقوق، امتیازات، محدودیت‌ها و شرایط (در صورت وجود) مربوط به هر نوع از سهام و اختیارات مدیران در رابطه با هر دسته از سهامی که ممکن است به صورت دوره ای اعمال کند و همچنین محدودیت ها در انتقال سهام. 
  3. تکمیل و بایگانی فرم ضروری، که شامل سند مالکیت اولیه و ارائه اطلاعات مربوط به رئسای شرکت میشود . 
  4. تنظیم دفتر صورتجلسات شرکت شامل تهیه آیین نامه ها، مصوبات و همچنین صدور گواهی سهام قابل اجرا.
 
بعد از ثبت نام انجام چه کاری لازم است؟ 
 
طبق ثبت نام CBCA و OBCA، چندین الزام قانونی برای حفظ وضعیت ثبت فعال و معتبر وجود دارد. با ثبت نام به صورت فدرال در استان انتاریو ، باید دفتر صورتجلسات دقیق شرکت و سوابق سهام، اخرین اطلاعات شرکت، و همچنین سود ها و مصوبات سالانه به طور معتبر نگهداری شود. مؤلفه‌های مهم مختلفی در دفتر صورتجلسات شما مثل آیین‌نامه‌ها، مصوبات، دفتر حساب کتاب، دفتر ثبت، و بسیاری دیگر از اسناد مهم داخلی شرکت وجود دارد که طبق قانون باید آنها را حفظ کنید و بسته به اینکه شرکت شما به صورت فدرال یا استانی ثبت شده باشد، ممکن است متفاوت باشد. 
مدیران یک شرکت مسئولیت دارند اطمینان حاصل کنند که شرکت شما یک دفتر صورتجلسه معتبر را نگهداری می کند. 
 
ثبت شرکت بخش مهمی از ایجاد یک کسب و کار است و باید با برنامه ریزی و بررسی دقیق انجام شود.